Les management fees, ou refacturation de frais de siège, sont les montants qu'une société mère ou une holding facture à ses filiales au titre des services centraux : direction générale, finance, juridique, ressources humaines, informatique, achats. C'est la refacturation intragroupe la plus répandue, et la plus fréquemment contestée.
La logique économique est saine. Mutualiser les fonctions support au niveau du groupe coûte moins cher que les dupliquer dans chaque entité, et les entités qui en bénéficient doivent en supporter leur part. La refacturation se construit normalement avec la méthode du cost-plus, appliquée à une base de coûts répartie par des clés de refacturation de frais.
Ce qu'il faut prouver, c'est que le service existe, pas que le prix est juste. La jurisprudence française est constante : une filiale ne peut déduire des management fees que si elle démontre un service réel, distinct du contrôle que l'actionnaire exerce sur son propre investissement, et lui procurant une contrepartie effective. Les coûts qu'une mère engage en sa qualité d'actionnaire, comme la consolidation de ses comptes ou le reporting à ses propres investisseurs, ne sont pas refacturables. Un pourcentage forfaitaire du chiffre d'affaires de la filiale, sans description de ce qui a été livré, est le profil le plus souvent rejeté.
La duplication est le second piège. Lorsqu'une filiale dispose de son propre directeur financier, lui refacturer la direction financière du groupe expose à la question de savoir ce qui a réellement été reçu.
La preuve est donc opérationnelle plutôt que juridique : ce qui a été livré, à qui, quand, à quel coût. C'est là que Phacet intervient. L'agent d'extraction des données de contrats structure la convention de prestations, l'agent de contrôle factures vs conditions contractuelles confronte chaque refacturation à celle-ci, et la piste d'audit qui en résulte est ce sur quoi repose un dossier de prix de transfert.
