La refacturation de frais est le mécanisme qui répartit un coût partagé entre les entités qui en bénéficient, au moyen d'une clé de répartition. C'est ce qui transforme une dépense unique du groupe, une licence ERP, un bail de siège, un budget marketing mutualisé, en un montant défendable facturé à chaque filiale.
La clé fait tout l'exercice. Les plus courantes sont l'effectif, le chiffre d'affaires, la surface occupée, le volume de transactions, le nombre d'utilisateurs, ou une combinaison pondérée. La règle est que la clé doit corréler avec l'avantage reçu : répartir des coûts informatiques au chiffre d'affaires se défend mal quand la plus petite entité consomme le plus de licences, alors qu'une répartition au nombre d'utilisateurs se justifie immédiatement.
Les clés dérivent, et elles dérivent en silence. Une clé fixée lors d'une réorganisation il y a trois ans reflète une structure qui n'existe plus. Une entité ferme un site mais continue de payer sa quote-part de surface. Une filiale double son effectif sans que la clé soit recalculée. Rien ne casse visiblement : la refacturation continue de tourner, les montants continuent de s'imputer, et l'écart entre la clé et la réalité n'apparaît que le jour où un vérificateur, ou l'actionnaire minoritaire d'une filiale, demande comment le chiffre a été construit.
Deux contrôles referment l'angle mort. La clé doit être réexaminée selon une cadence annoncée plutôt que quand quelqu'un y pense, et le montant refacturé doit être confronté à la méthode que décrit réellement la convention intragroupe, facture par facture.
C'est ce second contrôle que Phacet automatise. L'agent de contrôle factures vs conditions contractuelles compare chaque refacturation aux conditions énoncées et signale les divergences avant paiement, tandis que le suivi des écarts budget vs réalisé fait apparaître une base de coûts qui a grossi sans que la clé suive. Voir le routage des factures par centre de coût pour l'affectation en amont des factures entrantes.
