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Avant Phacet : des process lourds et chronophages
Avant Phacet, nos équipes passaient près de 70 % de leur temps entre Gmail et Pennylane. La boîte mail fournisseurs, c’était deux jours pleins par semaine pour une personne, avec des erreurs fréquentes et zéro valeur ajoutée.
Le contrôle des marges souffrait du même problème : les rapprochements entre bons de livraison et factures se faisaient par échantillonnage.
Dix centimes d’écart sur un bon de livraison, à nos volumes, ça peut représenter un demi-point de marge perdu.
Au-delà de la charge, ces tâches fastidieuses pesaient sur la motivation des équipes.
Un process fastidieux, c’est cher, et ça ne fidélise personne.
Automatiser avant d’embaucher
Avec une croissance soutenue, la tentation aurait pu être de recruter davantage de comptables. Mais la vision de Théo était claire :
Le recrutement doit arriver après avoir essayé d’automatiser.
La Nouvelle Garde a donc choisi Phacet pour déployer deux premiers agents :
- le traitement automatisé des emails fournisseurs, intégré à Pennylane.
- la réconciliation systématique bons de livraison ↔ factures entre l’outil de gestion de stock Yokitup et l’outil comptable Pennylane.
Ce qui nous a convaincu ? La confiance. J’avais de bons retours de mon réseau, et Phacet s’intégrait parfaitement dans nos outils existants.
Des résultats concrets dès les premières semaines
Le changement s’est fait sentir immédiatement :
Avant, quand un comptable revenait de trois semaines de vacances, il trouvait 1 794 emails en attente. Aujourd’hui, tout est prétraité. La compta reprend là où elle s’était arrêtée.
Au quotidien, l’impact est multiple :
- plus d’efficience et moins d’erreurs grâce aux contrôles systématiques.
- du temps réalloué à des missions qui rapportent de l’argent : négocier avec les fournisseurs, travailler avec les directeurs de restaurants, optimiser les stocks.
- des embauches différées, en évitant d’ajouter des comptables dans la trajectoire de développement du groupe.
- et surtout, une expérience de travail plus saine, avec une charge mentale réduite.
Phacet est comme un membre de l’équipe, qui opère 24h/24. En un mot, ça nous a apporté : de l’efficience.
Travailler mieux, plutôt que plus vite
Pour Théo, l’IA n’a pas vocation à remplacer les équipes ou à accélérer sans contrôle.
J’attends pas qu’on travaille plus vite grâce à l’IA, mais qu’on travaille mieux. Le temps qu’on gagne, on le met sur des sujets à forte valeur ajoutée.
L’objectif de Théo après la phase d’automatisation nécessaire est d’aller dans une analyse de la performance et un suivi plus poussé :
- un dashboard d’anomalies pour suivre les fournisseurs et établissements les plus à risque.
- du reporting multi-sources intégré à Notion, capable d’agréger 2 ou 3 indicateurs clés de finance, marge et RH par établissement.
- une intelligence trésorerie capable d’anticiper les tensions de cash et de recommander des réallocations intra-groupe.
Anticiper la transformation du métier
Au-delà des outils, c’est la vision de la fonction finance qui évolue :
Beaucoup de tâches, voire de postes, vont disparaître dans les 24-36 mois. Il faut s’y préparer. L’IA est une opportunité pour redéfinir les besoins et rehausser le rôle de la finance dans l’entreprise.
Pour La Nouvelle Garde, Phacet n’est donc pas seulement un levier d’efficacité, mais une manière d’anticiper ces nouvelles manières de travailler des équipes financières avec l’IA.
