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Une croissance rapide, des frictions opérationnelles
Avec la croissance de Jinchan, la complexité opérationnelle s’est rapidement accrue.
Dans la restauration, les prix fournisseurs évoluent en permanence. Produits frais, marée, importations spécialisées : les variations peuvent être hebdomadaires. Les marges se jouent souvent à quelques points, ce qui rend leur suivi indispensable.
Avant Phacet, Jinchan fonctionnait avec un système largement manuel.
Chaque lundi matin, les directeurs des restaurants devaient :
- ouvrir des dizaines de mails fournisseurs,
- récupérer les factures,
- saisir manuellement les variations de prix,
- les comparer à la mercuriale,
- tenter d’en mesurer l’impact sur les marges.
Un processus chronophage, répétitif, difficile à maintenir dans un contexte très opérationnel.
Comme le résume Alban :
“On est sur le terrain. Et quand on est sur le terrain, on peut très vite être happé par l’opérationnel.”
À cela s’ajoutait une boîte mail finance saturée. Factures et messages importants se mélangeaient, générant une forte charge mentale et un manque de visibilité permanent.
Le besoin était clair : gagner en fiabilité, en rapidité et en lisibilité, sans alourdir l’organisation ni recruter.
Automatiser là où l’impact est maximal
Plutôt que d’empiler les outils ou de complexifier les workflows, Alban a choisi d’automatiser progressivement les processus financiers les plus critiques.
Avec Phacet, Jinchan a déployé trois usages clés.
Extraction des factures et contrôle de la mercuriale
Le premier usage concerne les factures fournisseurs.
Phacet :
- lit automatiquement les factures,
- extrait les données ligne par ligne,
- compare les prix aux références,
- détecte les écarts.
Au lieu de manipuler des tableaux manuels, Alban transmet désormais aux directeurs uniquement les variations réellement significatives.
Triage intelligent de la boîte mail finance
Un second usage a permis de transformer la gestion de l’inbox.
Phacet :
- identifie automatiquement les factures,
- détecte l’établissement concerné,
- envoie les documents vers Pennylane,
- marque les emails comme traités,
- sépare clairement l’administratif du reste.
L’effet est immédiat.
“Avant, je pouvais avoir trente mails mélangés. Aujourd’hui, j’en ai cinq ou six, et je vois tout de suite ce qui est important.”
Réconciliation commandes, livraisons et factures
Un troisième usage est en cours de déploiement : le rapprochement entre commandes, bons de livraison et factures.
Pour Alban, ancien auditeur financier, c’est un fondamental.
“Pour tout contrôleur de gestion, rapprocher commande, livraison et facture, c’est la base. Avec Phacet, ça devient simple.”
Ce qui a fait la différence : simplicité et transparence
L’un des points les plus marquants pour Alban a été la facilité de prise en main.
“Aucune formation. En regardant la Phacet et en testant, j’ai compris immédiatement comment ça fonctionnait.”
Phacet n’impose pas une logique opaque. Chaque étape est visible, compréhensible et ajustable.
“On voit exactement ce qui est fait. Rien n’est caché. On a même construit certaines parties ensemble avec l’équipe Phacet.”
Cette transparence a créé une vraie relation de confiance et permis à Jinchan d’adapter l’outil à sa réalité métier.
Des résultats concrets au quotidien
En quelques semaines, les effets se sont fait sentir.
Temps gagné
- Environ dix à quinze minutes par jour gagnées sur la gestion de la boîte mail finance.
- Plusieurs heures économisées chaque semaine sur le contrôle des prix.
Fiabilité renforcée
Les variations ne passent plus sous le radar.
“C’est la rapidité et la fiabilité qu’on gagne avec Phacet.”
Forte réduction de la charge mentale
Un bénéfice immédiat. “La charge mentale a diminué tout de suite, les directeurs son soulagés”
Recentrage sur l’essentiel
Jinchan ne se définit pas comme un simple acteur de l’alimentaire.
“Notre mission, c’est de faire vivre une expérience. Pas de passer du temps à cruncher des tableaux de prix.”
L’automatisation libère du temps pour ses clients en restaurant
Un changement de posture, pas seulement un outil
Avec Phacet, Jinchan est passé d’un fonctionnement réactif et manuel à une dynamique plus proactive et data-driven.
Les équipes ne subissent plus l’administratif. Elles pilotent.
Chaque nouveau sujet soulève désormais la même question :
“Est-ce qu’on peut le faire avec Phacet ?”
La vision de l’IA chez Jinchan
Alban est très clair sur le rôle de l’IA.
“L’IA n’est pas là pour éviter de recruter. Elle est là pour optimiser. Elle remplace le bruit, pas l’humain.”
Pour Jinchan, l’IA permet de préserver l’énergie des équipes, de mieux prioriser et de soutenir la croissance sans épuiser l’opérationnel.
À qui Jinchan recommande Phacet
Alban recommande naturellement Phacet aux :
- groupes multi-établissements,
- entreprises avec plusieurs entités juridiques,
- structures dépendantes de plusieurs logiciels interconnectés,
- organisations aux marges sensibles,
- équipes où l’administratif pèse sur le terrain.
“Dès qu’il y a des flux entre plusieurs systèmes, il y a des écarts. Phacet permet de les valider rapidement et de manière fiable.”
