La lockbox bancaire est un service d'encaissement opéré par une banque, dans lequel les clients envoient leurs chèques à une adresse postale gérée par la banque, qui ouvre les plis, remet les chèques à l'encaissement et transmet à l'entreprise un fichier détaillant chaque paiement avec ses informations de remise.
La lockbox bancaire raccourcit le délai entre l'envoi du chèque par le client et la disponibilité des fonds. L'entreprise n'ouvre plus les plis et ne remet plus les chèques, et la banque les porte à l'encaissement le jour même de leur traitement.
Les services de lockbox se déclinent en trois formes :
- Lockbox retail : gros volumes de petits paiements standardisés accompagnés d'un talon lisible par machine, typique des fournisseurs d'énergie, des assureurs et des activités d'abonnement
- Lockbox wholesale : volumes plus faibles de paiements B2B plus élevés, avec des documents de remise variables, saisis ou capturés par la banque
- Lockbox électronique : la banque consolide chèques, prélèvements, virements et paiements par carte dans un fichier de remise unique
La valeur d'une lockbox dépend de la qualité de son fichier de sortie. Une lockbox wholesale reçoit des remises sous toutes les formes, notes manuscrites comprises, et la capture de la banque peut tronquer les références ou omettre les numéros de facture. Le fichier entre alors dans le lettrage des encaissements avec les mêmes lacunes qu'un virement mal documenté, et le temps gagné sur la remise en banque se perd sur l'affectation.
La lockbox est une pratique surtout nord-américaine. En Europe, où le virement domine les paiements B2B, le même rôle est tenu par un IBAN virtuel par client et par un avis de paiement structuré. La France, qui utilise encore davantage le chèque que la plupart des pays de la zone euro, s'appuie sur des services bancaires de traitement des chèques construits sur le même modèle.
Phacet traite les fichiers de lockbox comme toute autre source de paiement : les encaissements sont rapprochés des factures ouvertes par montant, client et référence, et les lignes que la banque a capturées incomplètement remontent comme exceptions. Ces contrôles alimentent l'automatisation des comptes clients, et le contrôle positive pay couvre le risque symétrique sur les chèques émis.
