Le lettrage des encaissements est le processus de comptabilité clients qui consiste à associer chaque paiement reçu d'un client aux factures ouvertes qu'il solde, puis à lettrer les écritures pour que ces factures apparaissent réglées dans le grand livre. Les anglophones parlent de cash application.
Le lettrage des encaissements est la déclinaison, sur les comptes clients (compte 411 du plan comptable général), du lettrage comptable. Il s'appuie sur trois entrées : la ligne d'encaissement issue du flux bancaire automatisé, l'avis de paiement envoyé par le client lorsqu'il existe, et la liste des factures ouvertes.
Le lettrage des encaissements échoue sur quatre cas récurrents :
- un paiement arrive sans référence de facture, ou avec le numéro de commande interne du client à la place
- un seul virement solde plusieurs factures, parfois net d'avoirs
- un client règle partiellement et déduit une pénalité, une remise ou un montant contesté sans prévenir
- le paiement provient d'une société mère ou d'un factor plutôt que de l'entité facturée
Chaque cas non résolu laisse un encaissement non affecté, reçu mais rattaché à aucune facture. Les conséquences s'enchaînent : la facture reste ouverte, le DSO paraît plus dégradé qu'il ne l'est, le recouvrement relance un client qui a déjà payé, et la balance âgée perd sa crédibilité. Deux indicateurs mesurent la santé du processus : le taux de lettrage automatique, c'est-à-dire la part des paiements lettrés sans intervention humaine, et le solde des encaissements non affectés en fin de mois.
Phacet lettre les encaissements avec AI Match, qui compare sémantiquement montants, dates, noms de clients et références libres au lieu d'exiger un numéro de facture exact. L'agent capable d'automatiser le lettrage comptable à la française passe les lettrages, et les paiements partiels ou les déductions remontent comme exceptions avec leur motif probable. En amont, un IBAN virtuel par client lève une grande partie des ambiguïtés.
