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Un groupe de restauration qui grandit, avec une réalité back office qui accélère
Dans la restauration, la croissance ne se résume pas à plus de couverts. Elle amène surtout plus de factures, plus de fournisseurs, plus d’exceptions, et plus de décisions prises dans l’urgence, par beaucoup de mains différentes.
Chez Maslow, trois sujets ressortaient nettement :
- un contrôle des coûts souvent ponctuel, déclenché quand une hausse devenait visible sur un produit phare,
- une qualité de donnée parfois fragile, capable de fausser des décisions de gestion (un conditionnement mal renseigné peut expliquer un écart de stock difficile à comprendre),
- une gestion des factures entrantes qui consommait du temps tous les jours, via une boîte email centrale triée à la main.
Le point commun : ce ne sont pas des sujets “secondaires”. Ce sont des sujets importants, mais difficiles à tenir dans la durée sans outil adapté.
Deux problèmes, deux types de valeur
Maslow a attaqué deux zones à fort impact, avec deux logiques différentes.
1. Boîte email factures : supprimer une tâche quotidienne à faible valeur
Avant, une personne passait entre une et deux heures par jour à lire les emails, transférer les factures dans la bonne boîte, classer, vérifier.
C’était nécessaire, mais peu gratifiant, et cela empêchait de traiter ce qui demande réellement de l’humain : les litiges, les factures manquantes, la mauvaise facturation, les relances.
Avec un agent de traitement des factures entrantes, ce temps a été ré-alloué. L’enjeu n’est pas seulement de gagner du temps, mais de redonner de l’air à l’organisation et de décaler certaines embauches.
2. Contrôle fournisseurs et fiabilisation de la donnée: passer un cap dans le pilotage
Le contrôle des prix fournisseurs n’était pas structuré de manière systématique, faute d’équipe dédiée. L’automatisation a permis de rendre ces contrôles plus accessibles, mais elle a aussi révélé un levier souvent sous estimé : la justesse de la donnée.
Une erreur de paramétrage, comme un mauvais conditionnement, peut générer des écarts de stock ou des incompréhensions en fin de mois. Ces écarts ne sont pas forcément des problèmes opérationnels. Ce sont parfois des problèmes de base de données.
L’intérêt est double :
- activer des contrôles qui n’étaient jamais faits,
- améliorer la fiabilité de la donnée utilisée pour piloter.
Un exemple concret : transformer des factures en inventaire de petit matériel
Un cas d’usage très parlant est venu d’un besoin de clôture comptable : produire l’inventaire annuel du petit matériel de cuisine.
Sans factures, l’exercice devient pénible : libellés approximatifs, prix manquants, valorisation difficile.
En repartant des factures, Maslow a pu obtenir :
- une liste d’articles exploitable,
- une dénomination plus cohérente,
- un prix en face de chaque item.
Le bénéfice dépasse la compta. Pour la duplication d’un restaurant, le même mécanisme permet de reconstruire ce qui a réellement été acheté pour une première ouverture, et d’en déduire un budget plus juste pour la suivante.
Une mise en place rapide, avec un rythme qui pousse à tester
Julia décrit une implémentation fluide et très rythmée : peu d’interlocuteurs, des échanges simples, un cycle court de tests et d’ajustements.
Le choix a été de démarrer par des sujets existants, déjà éprouvés, et immédiatement utiles. Pas un projet lourd, plutôt une suite de briques qui se branchent sur des besoins concrets.
Ce qui change en premier
Les changements les plus rapides sont opérationnels :
- du temps récupéré chaque jour sur le tri et le transfert des factures,
- plus de capacité à absorber le flux avec l’organisation actuelle,
- une redistribution des tâches qui allège les personnes saturées,
- une donnée achats plus fiable, donc des décisions de gestion plus justes.
Et la suite
À mesure que l’usage se développe, Maslow projette naturellement d’autres cas d’application :
- des contrôles administratifs RH, comme le suivi d’anomalies sur la paie,
- des routines de conformité faites aujourd’hui à la main quand les outils ne permettent pas d’export,
- une couche de synthèse et de collaboration pour assigner, commenter, clôturer, et partager des résumés lisibles plutôt que d’envoyer des tableaux.
L’objectif reste le même : conserver l’agilité d’une organisation en croissance, tout en renforçant progressivement le pilotage back office grâce à des workflows automatisés.
