La documentation prix de transfert est le dossier qu'une entreprise doit tenir pour prouver que les prix pratiqués entre les entités de son groupe respectent le principe de pleine concurrence. Elle suit la structure à deux niveaux recommandée par l'OCDE dans l'action 13 du projet BEPS : un fichier principal décrivant le groupe, et un fichier local décrivant les transactions de l'entité française.
Le fichier principal couvre le groupe dans son ensemble. Il présente la structure juridique et opérationnelle, les incorporels détenus, les dispositifs de financement intragroupe, et la situation financière et fiscale consolidée. Un seul fichier principal sert pour tout le groupe.
Le fichier local couvre une entité, et c'est sur lui que porte réellement le contrôle. Un fichier local exploitable documente, pour chaque transaction significative :
- la nature et le montant de la transaction, ainsi que l'entité contrepartie concernée
- les fonctions exercées, actifs utilisés et risques assumés par chaque partie
- la méthode de prix de transfert retenue et sa pertinence pour la transaction
- les comparables utilisés, avec l'intervalle de pleine concurrence obtenu
- les conventions intragroupe encadrant le flux, et la preuve que le service a été rendu
En France, la documentation est obligatoire au-delà de seuils qu'une loi de finances récente a sensiblement abaissés, et l'amende minimale pour défaut de production a été portée à 50 000 euros par exercice vérifié. Une déclaration pays par pays distincte s'applique aux groupes dépassant 750 millions d'euros de chiffre d'affaires consolidé. En deçà des seuils, les prix doivent rester défendables : seule l'obligation formelle diffère.
La défaillance récurrente est probatoire plutôt que technique. Reconstituer une base de coûts, une clé de répartition et la preuve d'une prestation trois ans après les faits est ce qui rend un contrôle coûteux. Phacet produit cette trace en continu : l'agent de contrôle factures vs conditions contractuelles confronte chaque facture intragroupe à la convention, en laissant une piste d'audit qui alimente des processus prêts pour l'audit.
