Le référencement fournisseur est le processus qui consiste à collecter, vérifier et enregistrer les informations juridiques, fiscales, bancaires et de conformité d’un nouveau fournisseur avant la première commande ou le premier paiement, pour qu’il entre dans le référentiel dans un état fiable. Côté achats, le terme inclut aussi la sélection du fournisseur.
Le référencement fournisseur conditionne tout ce qui suit, puisque chaque facture et chaque paiement sont ensuite contrôlés par rapport à la fiche créée à ce stade. Un IBAN erroné, un fournisseur en doublon ou un numéro de TVA manquant saisi le premier jour devient, des mois plus tard, une erreur de paiement ou une occasion de fraude.
Un référencement fournisseur complet couvre cinq contrôles :
- Identité : raison sociale, numéro SIREN et adresse du siège, vérifiés dans un registre officiel (extrait Kbis)
- Fiscalité : numéro de TVA intracommunautaire validé via le service VIES de la Commission européenne
- Coordonnées bancaires : IBAN rapproché de la raison sociale ; depuis le 9 octobre 2025, les banques de la zone euro doivent proposer la vérification du bénéficiaire sur les virements classiques et instantanés
- Conformité : l’attestation de vigilance URSSAF pour tout contrat d’au moins 5 000 € HT, à obtenir à la signature puis tous les six mois jusqu’à la fin du contrat, et le criblage des sanctions si nécessaire
- Conditions commerciales : délais de paiement, devise, contrat et grille tarifaire validée
Le référencement fournisseur est aussi le moment où la fraude coûte le moins cher à arrêter. Un fournisseur fictif, ou un vrai fournisseur dont les coordonnées bancaires sont modifiées par un imposteur, est bien plus difficile à repérer une fois les paiements lancés. L’évaluation du risque fournisseur prend ensuite le relais pendant toute la relation.
Les agents Phacet accompagnent le référencement et en maintiennent le résultat. L’agent qui nettoie et fiabilise la base fournisseurs détecte les doublons et les fiches incomplètes dans le référentiel fournisseur, et l’agent qui détecte les fraudes au faux RIB confronte chaque changement de coordonnées bancaires à la fiche vérifiée. Chaque nouveau fournisseur arrive ainsi aux contrôles de factures et au bon à payer avec des données fiables.
