Le bon à payer (BAP) est une autorisation formelle, donnée par une personne habilitée, qu’une facture fournisseur vérifiée peut être mise en paiement. Les équipes anglophones parlent de payment approval.
Le bon à payer se place entre la vérification de la facture et la campagne de règlement. Il atteste que les biens ou services ont été reçus, que la facture est exacte et que la dépense a été engagée par quelqu’un qui en avait le droit. Longtemps matérialisé par un tampon « BAP » et une signature sur la facture papier, il est aujourd’hui une étape du circuit de validation, enregistrée avec l’identité du valideur et la date.
Un bon à payer ne vaut que par trois conditions :
- le valideur dispose de l’autorité pour ce montant et cette catégorie de dépense, telle que fixée par la délégation de pouvoirs
- le valideur n’a ni créé le fournisseur ni saisi la facture, conformément à la séparation des tâches
- la validation repose sur des contrôles réellement faits : prix contre bon de commande, quantité contre bon de livraison, coordonnées bancaires contre référentiel fournisseur
Sans la troisième condition, le bon à payer devient une signature de confiance : le valideur confirme une facture comparée à rien. Le risque est typique quand le BAP est demandé par e-mail à un opérationnel qui n’a pas le bon de commande sous les yeux. Le bon à payer se distingue aussi de la validation des factures fournisseurs : la validation contrôle le document, le BAP engage l’entreprise à le payer. Les circuits sont détaillés dans l’article sur le circuit d’approbation des factures fournisseurs.
Les agents Phacet préparent le bon à payer. Chaque facture arrive au valideur déjà confrontée au bon de commande, au bon de livraison, au contrat et aux coordonnées bancaires du fournisseur, avec les écarts listés et le raisonnement visible. L’agent qui valide les factures avant mise en paiement inscrit le BAP dans la piste d’audit à côté des contrôles sur lesquels il repose : le bon à payer devient une décision sur des faits.
