Une mercuriale fournisseur est un document de référence structuré qui enregistre le prix unitaire convenu pour chaque produit ou référence achetée auprès d'un fournisseur, typiquement négocié par période (hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle). C'est la référence contractuelle par rapport à laquelle chaque ligne de facture fournisseur entrante doit être vérifiée avant paiement.
La mercuriale est le socle de contrôle de la gestion de la facturation fournisseurs. Sans elle, il n'existe pas de référence objective pour déterminer si un prix facturé est correct. Avec elle, chaque ligne de facture peut être contrôlée : le prix unitaire facturé correspond-il au prix convenu pour cette référence, sur cette période, à ce volume ?
Le défi opérationnel est de la maintenir en temps réel. Les mercuriales changent constamment, ajustements saisonniers, indexation matières premières, fenêtres de prix promotionnels, remises négociées applicables à des volumes spécifiques. Une mercuriale vieille de 3 mois est pire qu'une mercuriale inexistante : elle génère des faux positifs sur des mises à jour légitimes tout en manquant les vraies surfacturations sur les références non mises à jour.
Dans les environnements F&B et retail, la mercuriale est l'entrée directe du contrôle mercuriale, la vérification que chaque facture food ou produit reflète le prix actuellement négocié, pas une mise à jour unilatérale fournisseur. Astotel a identifié jusqu'à 400€/mois d'erreurs de facturation sur un seul fournisseur en appliquant cette approche sur ses 18 hôtels.
L'agent de contrôle mercuriale fournisseurs de Phacet ingère la mercuriale courante, depuis un export ERP, un CSV ou un catalogue fournisseur direct, et l'applique automatiquement à chaque facture entrante : croisant chaque prix unitaire facturé avec la référence active pour ce SKU et cette période. Les écarts remontent comme exceptions de contrôle avant paiement avant tout règlement. Les mises à jour de mercuriale sont versionnées, auditables et horodatées.
