Une convention intragroupe est le contrat qui encadre un flux entre deux entités d'un même groupe : ce qui est fourni, à quelles conditions, à quel prix, pour combien de temps. C'est la contrepartie juridique de l'écriture comptable, et sans elle l'administration fiscale peut requalifier un management fee ou une refacturation de coûts en transfert de bénéfices non documenté plutôt qu'en prestation réellement rendue.
Une convention exploitable couvre cinq points. L'objet : quelles prestations, quels biens ou quels fonds sont fournis, décrits assez précisément pour que la réalité du service soit prouvable. La méthode de prix : base de coûts, clé de répartition et marge intragroupe appliquée. Les conditions de règlement : échéances, devise, intérêts de retard. La durée et les conditions de résiliation. Les clés de répartition des coûts partagés (effectif, chiffre d'affaires, mètres carrés), écrites et non implicites.
La défaillance récurrente n'est pas l'absence de convention. C'est la dérive entre la convention et les factures. Le contrat fixe une marge de 5 pour cent sur une base de coûts définie ; deux ans plus tard la base a grossi sans bruit, la clé de répartition n'a jamais été mise à jour après une réorganisation, et le montant facturé ne correspond plus à rien de ce que dit le contrat. Personne ne le voit, parce que personne ne lit le contrat au moment de la facture.
C'est exactement l'angle mort que Phacet ferme sur les factures fournisseurs, appliqué cette fois à l'intérieur du groupe. L'agent d'extraction des données de contrats transforme la convention en conditions structurées : taux, base, clé, échéances. L'agent de contrôle factures vs conditions contractuelles confronte ensuite chaque ligne de facture intragroupe à ces conditions et remonte ce qui diverge avant paiement.
Une convention que personne ne fait respecter est de la documentation, pas du contrôle. Confronter la facture au contrat est ce qui en fait un processus prêt pour l'audit, et c'est la même discipline que la conformité des prix facturés sur les fournisseurs tiers. Voir aussi l'analyse contractuelle.
