La clôture définitive est un arrêté complet de période au cours duquel chaque compte est rapproché, les charges à payer et le cut-off sont finalisés et la période est verrouillée. La clôture intermédiaire est un arrêté allégé qui s'appuie sur des estimations et des seuils de matérialité pour produire plus vite des chiffres de gestion, sans verrouiller le grand livre. Les anglophones parlent de hard close et de soft close.
La clôture définitive et la clôture intermédiaire diffèrent sur six points :
- Périmètre : tous les comptes de bilan pour une clôture définitive, les seuls comptes significatifs pour une clôture intermédiaire
- Charges à payer : factures à recevoir calculées facture par facture en clôture définitive, estimations ou forfaits en clôture intermédiaire
- Rapprochements : tous les comptes en clôture définitive, le plus souvent banque, clients et fournisseurs en clôture intermédiaire
- Verrouillage : période fermée après une clôture définitive, réouvrable après une clôture intermédiaire
- Fréquence : fin de trimestre et fin d'exercice pour la clôture définitive, chaque mois pour la clôture intermédiaire
- Destinataires : commissaire aux comptes, banques et administration fiscale pour la clôture définitive, direction pour la clôture intermédiaire
La plupart des ETI et PME structurées pratiquent une clôture intermédiaire chaque mois et une clôture définitive chaque trimestre ou chaque année. Le modèle tient si les estimations sont corrigées à la clôture définitive suivante. Sinon, les ajustements passés en fin d'exercice révèlent à quel point les chiffres mensuels avaient dérivé. Leur montant mesure la qualité des clôtures intermédiaires.
Une clôture intermédiaire exige malgré tout des contrôles, choisis pour le mois. Le rapprochement bancaire, la validation avant clôture des factures fournisseurs et le contrôle des produits non facturés concentrent l'essentiel du risque et doivent rester dans le périmètre mensuel. La séquence complète des tâches figure dans la checklist de clôture comptable.
Phacet réduit l'écart entre les deux. Lorsque le flux bancaire est rapproché chaque jour et que les factures fournisseurs sont validées dès réception, les chiffres mensuels reposent sur une donnée contrôlée plutôt que sur des estimations, ce qui est le principe du contrôle continu de la clôture et le socle de l'accélération de la clôture mensuelle.
