Une campagne de règlement est un traitement par lots planifié au cours duquel un service comptabilité fournisseurs sélectionne toutes les factures arrivant à échéance sur une période donnée, valide cette sélection, puis la transmet à la banque sous la forme d'un fichier de paiement unique.
Une campagne de règlement comporte trois étapes régulièrement confondues. La proposition liste les factures éligibles sur la plage d'échéances retenue. Le contrôle est le moment où un valideur examine cette proposition, en retire les éléments litigieux et vérifie les coordonnées bancaires. L'exécution génère le fichier de paiement, le plus souvent un message ISO 20022 pain.001, et le transmet à la banque.
Une facture échappe à une campagne de règlement pour quatre raisons récurrentes :
La campagne de règlement est le dernier moment où une erreur reste peu coûteuse à corriger. Une fois le fichier parti vers la banque, corriger un trop-payé suppose de demander un avoir fournisseur puis de relancer pour récupérer la trésorerie, ce qui se compte en semaines et non en minutes.
La fréquence est une décision de politique interne dont le coût est mesurable. Une campagne hebdomadaire maintient les fenêtres d'escompte accessibles et lisse les sorties de trésorerie sur le mois. Une campagne bimensuelle divise par deux la charge de traitement mais fait glisser une partie des factures au-delà de leur échéance, puisqu'une facture validée le 16 attend le cycle suivant.
Phacet applique des contrôles avant paiement dès l'arrivée des factures : la proposition de campagne ne contient alors que des factures déjà rapprochées de leur bon de commande et passées au crible des doublons. Les exceptions remontent avant la date de clôture, et non pendant le contrôle.
