La validation des factures fournisseurs est le processus qui encadre le trajet d'une facture depuis sa réception jusqu'à l'autorisation de paiement, en vérifiant qu'elle est exacte, conforme et alignée sur les engagements pris. On parle aussi de circuit de validation ou de workflow de bon à payer.
Le circuit comporte six étapes, et chacune produit une décision qui conditionne la suivante :
- réception et captation : la facture entre par email, courrier ou plateforme, et ses données sont extraites
- contrôle de forme : mentions légales, identité du fournisseur, numéro de TVA, cohérence des totaux
- rapprochement : confrontation au bon de commande et au bon de réception quand ils existent
- validation métier : le demandeur ou le responsable de budget confirme le service fait
- bon à payer : l'approbateur habilité autorise la mise en paiement selon son seuil
- comptabilisation et archivage, avec une piste d'audit conservée
Trois règles définissent qui valide quoi, et elles doivent être écrites. Le seuil de montant détermine le niveau d'approbation requis, avec des paliers qui montent du responsable d'équipe au directeur financier. Le périmètre rattache chaque facture à un valideur via le centre de coût ou la catégorie d'achat, ce que prépare le routage par centre de coût. La délégation prévoit un suppléant nommé, sans quoi une absence bloque le circuit entier.
La distinction qui compte en pratique sépare deux natures de contrôle. Le contrôle de conformité est objectif : un prix correspond ou ne correspond pas au contrat, une quantité facturée correspond ou non à la quantité reçue, une TVA est juste ou fausse. Il s'automatise intégralement. La validation métier est un jugement : le service rendu était-il conforme à l'attendu. Elle ne s'automatise pas, et ne doit pas l'être.
Confondre les deux est l'erreur la plus coûteuse du circuit. Faire valider manuellement des contrôles objectifs sature les approbateurs, qui finissent par valider en série sans lire, et le circuit devient une formalité. Phacet automatise la couche objective : le matching 3 points sur les factures avec commande, le contrôle contre le contrat sur les factures hors commande, la conformité des prix et le contrôle TVA. Les valideurs ne reçoivent que ce qui relève réellement de leur jugement, avec une piste d'audit sur chaque décision. Voir le hub comptabilité fournisseur.
