La délégation de pouvoirs est un acte par lequel un dirigeant transfère à un collaborateur une partie de ses pouvoirs, avec la responsabilité qui s’y attache, pour engager, valider ou signer certaines opérations dans une limite définie. En finance, elle se traduit par une matrice des délégations, la delegation of authority (DoA) des groupes internationaux.
La délégation de pouvoirs se distingue de la délégation de signature. La délégation de signature permet seulement de signer au nom du délégant, qui reste responsable. La délégation de pouvoirs transfère la responsabilité, y compris pénale, au délégataire, à condition qu’il dispose de la compétence, de l’autorité et des moyens nécessaires, selon la jurisprudence de la Cour de cassation.
La matrice croise les types d’opérations (commandes, factures, paiements, contrats, avoirs) et les fonctions, avec un plafond par case. Par exemple, un responsable de site valide les commandes jusqu’à 5 000 €, le DAF jusqu’à 50 000 € et le directeur général au-delà. La direction l’approuve et la tient à jour.
Une délégation de pouvoirs n’est efficace que si les systèmes l’appliquent. Les auditeurs y trouvent régulièrement trois failles :
- des plafonds écrits dans une procédure mais jamais paramétrés dans l’ERP
- le fractionnement : un achat découpé en plusieurs commandes qui restent chacune sous un seuil
- des droits périmés : un manager qui a changé de poste, ou quitté l’entreprise, garde son pouvoir de validation
Les auditeurs testent la délégation comme un contrôle clé de la matrice des risques et contrôles : ils comparent les validations données aux plafonds en vigueur à leur date. La délégation fonctionne avec le principe des quatre yeux et la séparation des tâches.
Les agents Phacet peuvent appliquer la délégation en vigueur à chaque opération plutôt que sur un échantillon. Chaque facture est confrontée au plafond du valideur, au centre de coûts et aux commandes qui semblent fractionnées. Les exceptions remontent au niveau d’autorité supérieur, et le bon à payer est journalisé avec le plafond appliqué, la preuve attendue par les auditeurs.
