Un blocage de paiement fournisseur est un indicateur de statut apposé sur une facture ou sur un compte fournisseur, qui empêche toute mise en paiement tant que le problème sous-jacent n'est pas documenté et levé.
Un blocage de paiement fournisseur agit à deux niveaux. Un blocage au niveau facture arrête un document isolé, le plus souvent parce qu'un rapprochement a échoué ou qu'une validation obligatoire manque. Un blocage au niveau fournisseur arrête toutes les factures du compte, et sert aux gels de conformité, aux relations litigieuses ou aux coordonnées bancaires non vérifiées.
Cinq déclencheurs expliquent la majorité des blocages :
- un écart de prix fournisseur supérieur à la tolérance de rapprochement convenue
- une quantité facturée supérieure à la quantité réellement réceptionnée
- un bon de réception manquant sur une facture adossée à une commande
- un changement de coordonnées bancaires non confirmé par un second canal
- une alerte de détection des factures en double sur une facture déjà comptabilisée
La faiblesse structurelle des blocages tient à leur asymétrie. Ils sont posés automatiquement par le système et levés manuellement par une personne. Lorsque la levée dépend d'un acheteur qui doit répondre à un e-mail, la file des factures bloquées grossit silencieusement et produit les deux coûts que le blocage devait précisément éviter : des pénalités de retard et un escompte de règlement perdu.
Phacet traite chaque blocage comme un dossier doté d'un motif documenté et d'un responsable identifié, plutôt que comme un drapeau dans une file d'attente. La facture est confrontée à son bon de commande, à sa réception et à la mercuriale fournisseur, et l'écart précis est acheminé vers la personne capable de le résoudre, de sorte que la levée intervienne avant la campagne de règlement suivante plutôt qu'après.
