Une note de débit est un document émis par un acheteur à destination de son fournisseur, qui réclame formellement la réduction d'un montant déjà facturé et notifie une déduction en amont de l'avoir correspondant.
Une note de débit et un avoir fournisseur décrivent le même ajustement vu des deux côtés. L'acheteur émet la note de débit pour annoncer ce qu'il entend déduire. Le fournisseur émet l'avoir pour accepter cet ajustement et l'enregistrer. Tant que l'avoir n'existe pas, une seule des deux comptabilités porte la correction, et l'écart reste invisible côté fournisseur.
Une note de débit est généralement établie dans quatre situations :
- un prix facturé au-dessus de la mercuriale fournisseur ou du tarif contractuel
- des marchandises retournées, endommagées à la livraison ou livrées en quantité insuffisante au regard du bon de commande
- une ristourne contractuelle, une participation publicitaire ou une prime de volume due à l'acheteur
- une pénalité logistique pour livraison tardive ou non conforme
Le risque de rapprochement se concentre dans la déduction unilatérale. Un acheteur qui retranche le montant de la note de débit de sa prochaine campagne de règlement avant acceptation du fournisseur crée un écart permanent : le compte fournisseur affiche un solde impayé, l'acheteur affiche un solde soldé, et la différence ressurgit plusieurs mois plus tard lors d'un rapprochement du relevé de compte fournisseur.
Phacet détecte l'écart de facturation qui justifierait une note de débit au moment même où la facture fournisseur est reçue, en confrontant le prix facturé au bon de commande et au tarif négocié. Corriger le montant avant paiement supprime purement et simplement le besoin d'émettre une note de débit, ainsi que la relance qui l'accompagne.
