Un bon de commande, souvent abrégé en BC ou PO pour purchase order, est le document par lequel un acheteur s'engage auprès d'un fournisseur à acquérir des biens ou des prestations à des conditions convenues. C'est la première étape juridiquement engageante de la chaîne achat-paiement, et la référence à laquelle tout le reste sera confronté.
Un bon de commande complet porte un numéro unique, l'identité du fournisseur, le détail des lignes avec quantités et prix unitaires, l'adresse et la date de livraison, et les conditions de règlement. Juridiquement, il constitue une offre : il devient un contrat dès que le fournisseur l'accepte, expressément ou en commençant simplement à l'exécuter, sans qu'aucune signature ne soit nécessaire.
Le numéro de commande compte plus que tout autre champ, parce que c'est la clé sur laquelle tout le reste s'apparie. Le fournisseur est censé le reporter sur sa facture, le magasin enregistre les réceptions dessus, et la comptabilité fournisseurs s'en sert pour relier les trois documents. Quand ce numéro manque, comporte une faute de frappe ou renvoie à une commande soldée, le rapprochement échoue et la facture bascule en traitement manuel, dont le coût unitaire est plusieurs fois supérieur.
Un bon de commande n'est pas une demande d'achat, qui est la requête interne qui le précède, et ce n'est pas une facture, qui est la créance émise ensuite par le fournisseur. Les trois documents sont créés par des parties différentes à des moments différents, et c'est précisément pour cette raison que leur confrontation révèle des erreurs qu'aucun document pris isolément ne montre.
Lorsqu'un bon de commande existe, le matching 3 points peut vérifier automatiquement la facture contre l'engagement et le bon de réception. Phacet lit la référence de commande directement sur la facture par extraction des données de facture : un numéro absent ou mal formé devient une exception signalée plutôt qu'un échec de routage silencieux. Voir le hub comptabilité fournisseur.
