Un compte d'attente réception-facture, désigné GR/IR pour goods receipt / invoice receipt dans les ERP anglo-saxons, est le compte intermédiaire qui porte la valeur des marchandises reçues mais pas encore facturées, et des factures reçues pour des marchandises pas encore constatées. Il existe parce que ces deux événements ne se produisent presque jamais le même jour.
La mécanique est symétrique. À la réception, le système débite le stock ou la charge et crédite le compte d'attente. À l'arrivée de la facture, il débite le compte d'attente et crédite le compte fournisseur. Lorsque les deux volets concordent, les écritures se neutralisent et la ligne s'apure automatiquement. Ce compte est un point de passage, pas une destination.
Son solde résiduel se lit dans deux sens, et chacun signifie autre chose. Un solde créditeur signifie que des marchandises ont été reçues sans qu'aucune facture ne soit parvenue, soit une dette réelle de l'entreprise. Un solde débiteur signifie qu'une facture a été comptabilisée sans réception correspondante, ce qui traduit soit une facturation anticipée, soit un bon de réception que personne n'a saisi.
Le compte d'attente réception-facture n'est pas une facture à recevoir, et la distinction mérite d'être tenue. Le compte d'attente est un compte de compensation permanent de l'ERP, alimenté en temps réel par les transactions. La facture à recevoir est une estimation comptable de fin de période. Dans un système bien tenu, le solde du compte d'attente constitue la base probante de la provision, pas son doublon.
L'analyse par antériorité est le diagnostic qui compte. Une ligne ouverte depuis trente jours relève du délai normal du fournisseur ; une ligne ouverte depuis six mois traduit une facture manquante, une réception fantôme ou une erreur de quantité que personne n'a apurée. Comme pour un compte d'attente 471/580, chaque élément ouvert doit porter un motif et un responsable, ce qu'imposent la revue de balance générale et le contrôle continu de la clôture.
