Un bon de réception est le document qui constate ce que le fournisseur a réellement livré : quantités reçues, date, état de la marchandise, et le bon de commande auquel il se rattache. C'est le troisième document du matching 3 points, aux côtés de la commande et de la facture.
Sa fonction est probatoire plutôt qu'administrative. Le bon de commande dit ce qui a été commandé et la facture dit ce qui est facturé ; seul le bon de réception dit ce qui est arrivé. Sans lui, une entreprise peut vérifier qu'une facture correspond à une commande tout en payant des marchandises qu'elle n'a jamais reçues.
Le bon de réception est le plus faible des trois documents, et la raison est organisationnelle plutôt que technique. Le bon de commande est établi par les achats et la facture par le fournisseur, deux parties qui ont un intérêt direct à l'exactitude. Le bon de réception, lui, est établi par celui qui se trouve au quai de livraison, magasinier ou chef de chantier, sous contrainte de temps, sans visibilité sur la conséquence financière du chiffre qu'il saisit. Il est fréquemment renseigné de mémoire plusieurs heures après, voire pas du tout.
Quatre situations le mettent en défaut en pratique. Les livraisons partielles, où une commande arrive en trois expéditions. Les livraisons excédentaires acceptées de façon informelle. Les marchandises abîmées ou refusées, réceptionnées puis retournées sans que le bon soit corrigé. Et les prestations de services, qui n'ont aucune livraison physique et supposent une constatation de service fait distincte.
Les réceptions non appariées s'accumulent dans le compte d'attente réception-facture et servent de base à la facture à recevoir à la clôture. Un bon de réception tardif ou erroné fausse donc le résultat de la période, pas seulement le paiement. Voir la tolérance de rapprochement pour le traitement des écarts de quantité.
