Une tolérance de rapprochement est l'écart admis entre le bon de commande, le bon de réception et la facture en deçà duquel une facture est validée sans revue humaine. Elle existe parce qu'exiger une égalité stricte enverrait la quasi-totalité des factures en traitement manuel, et le matching 3 points cesserait d'être une automatisation.
Les tolérances se paramètrent sur deux dimensions et sous deux formes. La dimension prix couvre le prix unitaire et le total de ligne ; la dimension quantité couvre les unités reçues face aux unités commandées et facturées. Chacune s'exprime soit en montant absolu, adapté aux arrondis et aux petits écarts de port, soit en pourcentage, qui suit la valeur de la ligne. La plupart des paramétrages combinent les deux et retiennent le plus contraignant.
Les deux modes de défaillance sont dommageables, et ils échouent en sens inverse. Une tolérance trop étroite envoie tout en revue : la file s'allonge, l'équipe valide en masse pour la résorber, et le contrôle devient une mise en scène tout en consommant des heures réelles. Une tolérance trop large laisse passer chaque petite surfacturation et, comme chaque facture passe proprement, rien n'est jamais signalé. La fuite est invisible précisément parce que le contrôle rend compte d'un succès.
Le second cas emporte une conséquence rarement énoncée : une tolérance se comporte comme un seuil publié. Un fournisseur dont les factures se situent systématiquement à 1,5 pour cent au-dessus du prix contractuel quand la tolérance est fixée à 2 pour cent ne commet pas des erreurs d'arrondi. Un écart unilatéral systématique à l'intérieur de la bande est un motif, pas du bruit, et aucun contrôle facture par facture ne le fera jamais apparaître.
Bien régler le seuil suppose donc de partir de la distribution observée des écarts plutôt que d'un chiffre rond choisi au paramétrage. Phacet analyse l'écart sur l'ensemble des factures plutôt qu'une par une, ce qui transforme l'écart de prix fournisseur en prévention de la surfacturation au lieu d'un simple verdict ligne à ligne.
