Une demande d'achat est la requête interne qu'un collaborateur ou un service émet pour obtenir une validation avant que quoi que ce soit ne soit commandé. Elle circule entièrement à l'intérieur de l'entreprise, contrairement à un bon de commande, qui est transmis au fournisseur et engage l'entreprise vis-à-vis de l'extérieur.
Six étapes séparent un besoin d'un paiement, et la demande d'achat est la deuxième. La séquence est fixe, et chaque étape produit un document auquel la suivante sera confrontée :
- un besoin est identifié par une équipe ou un responsable de budget
- une demande d'achat est émise et routée pour validation interne
- la demande validée devient un bon de commande transmis au fournisseur
- la livraison est constatée sur un bon de réception
- le fournisseur émet une facture, rapprochée des deux documents précédents
- le paiement est libéré une fois le rapprochement et les validations obtenus
La demande d'achat porte généralement le demandeur, le centre de coût, la ligne budgétaire, la description du besoin et un montant estimé. Son circuit de validation est l'endroit où s'applique réellement la délégation de pouvoir, par seuil de montant, par catégorie d'achat ou par service.
La demande d'achat est le point le moins cher pour dire non, et l'écart est considérable. Refuser une demande de 5 000 euros prend un clic et n'a aucune conséquence. Contester les mêmes 5 000 euros au stade de la facture suppose que la marchandise est livrée, que le fournisseur est juridiquement créancier, et que la résolution s'étale sur plusieurs semaines d'échanges. La plupart des équipes finance concentrent pourtant leur effort de contrôle au stade de la facture, c'est-à-dire à l'extrémité la plus coûteuse de la chaîne.
Déplacer cet effort en amont est l'objet de l'automatisation du processus purchase-to-pay, et cela se lit directement dans le délai du cycle procure-to-pay et dans l'analyse budget vs réel.
