Contrôler la complétude de vos dossiers documentaires
Vérifie que chaque dossier (fournisseur, client, conformité) est complet, conforme et à jour.
Introduction
Les dossiers documentaires (onboarding fournisseur, conformité sous-traitant, dossier client) sont vérifiés manuellement avec une checklist. Pièces manquantes, documents expirés, processus non systématique.
Phacet inventorie les pièces présentes, extrait les dates et informations clés, vérifie la complétude contre votre checklist, détecte les pièces manquantes ou expirées et envoie les relances automatiquement.
Quand utiliser ce Phacet
Parfait pour les DAF, compliance officers ou responsables achats qui veulent :
• Vérifier automatiquement la complétude de chaque dossier documentaire.
• Détecter les pièces manquantes ou expirées sans revue manuelle.
• Envoyer des relances automatiques pour les documents à renouveler.
• Avoir un score de conformité par dossier, prêt pour l'audit.
Compétences IA mobilisées
Lit et convertit tous vos fichiers financiers, quel que soit le format
Phacet lit nativement les PDFs, factures scannées, relevés bancaires, pièces jointes email et exports ERP - quel que soit leur format, leur mise en page ou leur qualité. Aucune préparation manuelle, aucun template à configurer. Si vous pouvez l'ouvrir, Phacet peut le lire.
Extrait automatiquement les informations importantes de vos fichiers
Phacet identifie et extrait les champs qui comptent - numéros de facture, montants, échéances, IBANs, références fournisseurs, taux TVA, clauses contractuelles - même depuis des documents non structurés ou incohérents entre eux. Les données sortent propres, prêtes pour la suite du traitement.
Vérifie chaque ligne selon vos règles, seuils et référentiels
Définissez vos règles une fois - prix négociés, plafonds de dépenses, politique NDF, conditions contractuelles, seuils de validation - et Phacet les applique à chaque ligne, à chaque passage. Chaque écart est signalé avec le motif exact, prêt pour la revue.
Recevez des alertes sur ce qui compte et partagez vos résultats sans effort
Phacet envoie des alertes dès qu'un seuil est franchi ou qu'une anomalie est détectée par email, Slack ou dans l'interface. Il génère aussi des synthèses, tableaux de bord et exports structurés prêts à être envoyés dans votre ERP, à votre équipe ou au management. Les résultats arrivent aux bonnes personnes au bon moment, automatiquement.
Impact business
89 % de gain de temps sur le contrôle documentaire
De 30-60 min par dossier à 5 minutes. Le contrôle de complétude est automatique.
Conformité systématique, zéro pièce expirée
Chaque dossier est contrôlé contre la même checklist. Les pièces expirées déclenchent une relance automatique.
Risque juridique réduit, audit fluide
La conformité documentaire est prouvée et documentée. L'auditeur n'a pas à demander les pièces.
Intégrations compatibles
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Étapes pour Démarrer
Configurez votre checklist
Définissez les pièces requises par type de dossier : Kbis, attestations, assurances, certifications, etc.
Importez vos dossiers
Chargez les dossiers documentaires existants Phacet inventorie les pièces présentes et extrait les dates.
Contrôle de complétude automatique
Chaque dossier est comparé à la checklist Les pièces manquantes et expirées sont identifiées.
Relancez et suivez
Les relances sont envoyées automatiquement Le score de conformité par dossier est consultable en temps réel.
Débloquez le potentiel de l'IA
Faites plus avec vos ressources actuelles grâce à des solutions lA sur mesure.
Questions fréquentes
Dossiers fournisseurs (onboarding), dossiers sous-traitants (conformité), dossiers clients, dossiers réglementaires.
Oui. Phacet envoie des relances par email pour les pièces manquantes ou arrivant à expiration.
Oui. Chaque ajout ou suppression de document met à jour le score immédiatement.
Oui. Une entreprise de BTP et un prestataire de services n'ont pas les mêmes exigences documentaires.
Oui. Phacet extrait les dates de validité et alerte avant l'expiration (J-30, J-15, jour J).
