La gestion documentaire Google Drive en finance désigne l'utilisation de Google Drive, ou plus largement du stockage cloud Google Workspace, comme référentiel de documents financiers : factures fournisseurs, contrats, bons de commande, bons de livraison, relevés bancaires et justificatifs de frais. C'est la solution de stockage de fait pour une large part des PME, notamment celles utilisant Gmail et Google Workspace comme stack de productivité principal.
En tant qu'outil de stockage documentaire, Google Drive est fonctionnel. En tant qu'infrastructure de contrôle financier, il a des limites fondamentales. Les documents stockés dans Drive sont accessibles et recherchables, mais ils ne sont pas structurés, vérifiés ni croisés. Un PDF de facture dans un dossier Drive ne contient aucune donnée financière lisible par machine à moins que quelque chose ne l'extraie activement. Il n'existe pas de mécanisme pour signaler qu'une facture a déjà été payée, que le prix diffère du bon de commande, ou que le même document a été classé deux fois sous des noms différents.
La conséquence opérationnelle est une équipe finance qui peut stocker des documents mais ne peut pas les contrôler. Drive devient un classeur, pas une couche de contrôle. Quand un auditeur demande la facture correspondant à un paiement spécifique, la réponse implique une recherche manuelle. Quand un doublon est suspecté, la vérification nécessite d'ouvrir les documents un par un.
Phacet s'intègre à Google Drive comme source d'entrée : ingérant les documents stockés dans des dossiers Drive, appliquant l'extraction intelligente de données et les contrôles avant paiement, et retournant des sorties vérifiées et structurées, avec une piste d'audit complète sur chaque document traité. Drive reste la couche de stockage ; Phacet ajoute la couche de contrôle par-dessus.
