Une facture hors commande est une facture fournisseur qui parvient sans bon de commande correspondant. Rien n'a été engagé au préalable : il n'existe donc ni quantité validée ni prix validé auxquels confronter la facture. C'est l'angle mort structurel du contrôle des comptes fournisseurs.
Quatre catégories expliquent la quasi-totalité des cas, et seule la dernière relève d'un défaut de processus :
- les services récurrents comme l'énergie, les loyers, les assurances et les abonnements, encadrés par un contrat plutôt que par une commande
- les prestations intellectuelles, dont le livrable et la charge se précisent au fil de l'exécution
- les achats urgents réalisés hors du circuit normal pour éviter un arrêt d'activité
- les achats sauvages, où quelqu'un a commandé sans émettre de demande d'achat
Leur part est généralement sous-estimée. Dans beaucoup d'ETI, les factures hors commande représentent une minorité du montant facturé mais une part substantielle du nombre de factures, et dans les entreprises de services elles peuvent constituer la majorité des deux.
Le rapprochement 3 points ne peut pas leur être appliqué, et faire semblant du contraire est l'erreur courante. Une facture sans commande ni réception ne dispose que d'un seul document à contrôler : un dispositif conçu autour de trois documents n'a alors rien à confronter. La réponse réaliste n'est pas de créer un bon de commande rétroactif mais de substituer une autre référence.
Cette référence, c'est le contrat. L'agent d'extraction des données de contrats de Phacet structure les tarifs convenus, les conditions et les clauses de révision, et l'agent de contrôle factures vs conditions contractuelles confronte chaque facture hors commande à ces éléments avant paiement. Combiné au routage par centre de coût, cela rétablit un contrôle réel là où la chaîne de commande n'en fournit aucun. Voir le contrôle interne.
