La certification des rapprochements est le processus de fin de période au cours duquel un préparateur justifie chaque compte de bilan par une pièce indépendante, un valideur approuve le résultat, et tous deux attestent que le solde est complet, exact et documenté. En France, on parle aussi de justification des comptes.
La certification des rapprochements transforme un rapprochement en preuve. Le rapprochement compare le solde comptable à une source externe, comme un relevé bancaire, une balance auxiliaire, un relevé fournisseur ou un fichier des immobilisations. La certification y ajoute la responsabilité : un préparateur nommé, un valideur nommé, une date, et une explication documentée pour chaque élément en suspens.
Un rapprochement certifié consigne cinq éléments :
- le solde du grand livre et le solde justificatif à la date de clôture
- chaque élément de rapprochement, avec son explication et sa date d'apurement prévue
- la signature du préparateur
- l'approbation du valideur, distinct du préparateur conformément à la séparation des tâches
- les pièces jointes qui prouvent le solde justificatif
La fréquence de certification suit le risque plutôt que l'habitude. Les comptes à risque élevé, comme la trésorerie, les clients, les fournisseurs, l'intragroupe et les charges à payer, sont en général certifiés chaque mois, tandis que les comptes peu mouvementés peuvent l'être chaque trimestre. Le point faible est l'ancienneté : un suspens expliqué de la même façon trois mois de suite n'est pas rapproché, il est reporté, et les commissaires aux comptes testent précisément ces suspens anciens. La même discipline s'applique au rapprochement auxiliaire-général.
Phacet produit la preuve dont la certification dépend. L'agent capable de rapprocher les flux bancaires et identifier les écarts solde les comptes de trésorerie, l'agent capable de rapprocher les flux intercompany traite les soldes intragroupe, et chaque rapprochement comme chaque exception porte une piste d'audit native, si bien que le valideur approuve un travail documenté au lieu de le refaire.
