Controler les notes de frais automatiquement
Vérifie chaque note de frais contre votre politique interne : plafonds, justificatifs, TVA, catégories autorisées.
Introduction
La vérification des notes de frais est manuelle et souvent bâclée par manque de temps. Les dépassements de plafond, les justificatifs manquants et les erreurs de TVA passent entre les mailles. La politique de frais existe sur le papier mais n'est pas appliquée systématiquement.
Phacet extrait les données de chaque NDF (montant, date, catégorie, TVA), vérifie la présence et la cohérence des justificatifs, contrôle les plafonds et les règles de votre politique, et score la conformité de chaque ligne. Les anomalies sont signalées avec le motif exact, prêtes pour la revue.
Quand utiliser ce Phacet
Parfait pour les DAF, comptables ou office managers qui veulent :
• Vérifier automatiquement chaque NDF contre la politique de frais sans y passer des heures.
• Détecter les dépassements de plafond, les doublons et les justificatifs manquants.
• Garantir que la politique de frais est appliquée de façon homogène, pas par sondage.
• Avoir un rapport mensuel de conformité NDF exploitable pour l'audit interne.
Compétences IA mobilisées
Lit et convertit tous vos fichiers financiers, quel que soit le format
Phacet lit nativement les PDFs, factures scannées, relevés bancaires, pièces jointes email et exports ERP - quel que soit leur format, leur mise en page ou leur qualité. Aucune préparation manuelle, aucun template à configurer. Si vous pouvez l'ouvrir, Phacet peut le lire.
Extrait automatiquement les informations importantes de vos fichiers
Phacet identifie et extrait les champs qui comptent - numéros de facture, montants, échéances, IBANs, références fournisseurs, taux TVA, clauses contractuelles - même depuis des documents non structurés ou incohérents entre eux. Les données sortent propres, prêtes pour la suite du traitement.
Rapproche automatiquement vos données entre fichiers, outils et systèmes
Phacet croise vos données entre sources - factures vs. paiements, bons de commande vs. réceptions, relevés bancaires vs. écritures GL, deals CRM vs. billing. Il vous dit exactement ce qui matche, ce qui manque et ce qui diverge. Sans VLOOKUP, sans comparaison manuelle.
Vérifie chaque ligne selon vos règles, seuils et référentiels
Définissez vos règles une fois - prix négociés, plafonds de dépenses, politique NDF, conditions contractuelles, seuils de validation - et Phacet les applique à chaque ligne, à chaque passage. Chaque écart est signalé avec le motif exact, prêt pour la revue.
Recevez des alertes sur ce qui compte et partagez vos résultats sans effort
Phacet envoie des alertes dès qu'un seuil est franchi ou qu'une anomalie est détectée par email, Slack ou dans l'interface. Il génère aussi des synthèses, tableaux de bord et exports structurés prêts à être envoyés dans votre ERP, à votre équipe ou au management. Les résultats arrivent aux bonnes personnes au bon moment, automatiquement.
Impact business
91 % de gain de temps sur le contrôle NDF
De 2-3h par mois à 15 minutes. L'IA contrôle chaque ligne, vos équipes ne traitent que les anomalies signalées.
Conformité systématique, pas par sondage
Chaque NDF est contrôlée contre les mêmes règles, chaque mois. La politique de frais est enfin appliquée à 100 %.
Fraude NDF détectée, dépenses maîtrisées
Doublons de justificatifs, dépassements récurrents, catégories suspectes : les patterns anormaux sont identifiés automatiquement.
Intégrations compatibles
Étapes pour Démarrer
Importez vos NDF
Et votre politique de frais : chargez vos notes de frais (export Spendesk, Pennylane ou Excel) et votre politique (plafonds, catégories, règles TVA).
Phacet extrait chaque ligne
Montant, date, catégorie, TVA — il vérifie les justificatifs et contrôle les plafonds.
Les anomalies sont scorées
Et signalées : chaque NDF reçoit un score de conformité, les anomalies sont classées par gravité avec le motif exact.
Traitez les anomalies signalées
Validez les NDF conformes, exportez le rapport mensuel pour l'audit interne.
Débloquez le potentiel de l'IA
Faites plus avec vos ressources actuelles grâce à des solutions lA sur mesure.
Questions fréquentes
Plafonds par catégorie, par collaborateur ou par période. Règles TVA. Catégories autorisées/interdites. Phacet s'adapte à votre politique existante.
Oui. L'agent compare chaque justificatif (montant, date, fournisseur) aux justificatifs déjà soumis et alerte en cas de doublon.
Oui. Phacet importe les données NDF depuis Spendesk, Ramp, Payhawk, Per Augusta ou tout export CSV.
Oui. Phacet vérifie la cohérence du taux TVA par catégorie de dépense et signale les erreurs.
Oui. Des plafonds différents peuvent être définis par rôle, par département ou par collaborateur.
