La retenue de garantie est une fraction de chaque paiement (souvent 5 à 10 pour cent) qu'un client ou une entreprise générale conserve sur un sous-traitant jusqu'à la réception et l'acceptation des travaux. Elle protège contre les malfaçons, en donnant au payeur un levier pour s'assurer que le chantier est correctement terminé avant de libérer les fonds restants.
La retenue de garantie est un concept central de la finance du BTP, et l'un des plus difficiles à suivre. Chaque facture porte un montant retenu qui n'est pas payé maintenant mais dû plus tard. Ces retenues s'accumulent sur de nombreuses factures, sous-traitants et projets, puis se libèrent à des jalons différents, parfois à plusieurs années d'écart. Savoir exactement combien est retenu, pour qui, et à quelle échéance, exige un rapprochement précis et continu.
Gérée dans des tableurs, la retenue de garantie est l'endroit où les montants se perdent : retenues jamais libérées, libérations payées deux fois, ou soldes qui ne correspondent plus au contrat.
Phacet apporte du contrôle à cette complexité. L'agent qui vérifie les factures au regard des termes du contratlit la clause de retenue et isole le montant retenu sur chaque facture, pendant que l'agent de contrôle de la facturation fournisseursmaintient les soldes cumulés de retenue alignés sur ce qui a réellement été facturé et libéré. Chaque montant est traçable via un audit trail natif.
Le résultat : la retenue de garantie cesse d'être une boîte noire. Les équipes finance savent, à tout moment, exactement ce qui est retenu et ce qui est dû, sur la base d'une donnée vérifiée plutôt que d'un suivi manuel.
