ApprovalMax est un logiciel d'approbation en ligne qui ajoute des workflows de validation multi-niveaux aux outils comptables et ERP comme Xero, QuickBooks ou NetSuite. Il route les bons de commande, les factures et les notes de frais vers les bons approbateurs, applique les limites de dépenses et conserve un journal d'approbation pour l'audit.
ApprovalMax répond à une question de gouvernance : qui a le droit d'approuver quoi, et dans quel ordre. Il structure la signature humaine, mais ne vérifie pas si la facture elle-même est correcte. Une facture peut franchir chaque étape d'approbation tout en portant un prix erroné, une ligne en double ou une quantité jamais livrée.
C'est là que se place le contrôle automatisé. Avant qu'un document n'arrive chez un approbateur, un agent peut rapprocher la facture fournisseur du bon de commande et du bon de livraison et vérifier chaque ligne au regard des termes du contrat. Phacet exécute ces contrôles en amont : les approbateurs valident des documents déjà fiabilisés au lieu de repérer les erreurs à l'œil.
Avec Phacet, l'agent de contrôle de la facturation fournisseurs signale les prix erronés et les surfacturations avant paiement, et expose son raisonnement sur chaque ligne grâce à un audit trail natif. ApprovalMax gère ensuite l'autorisation formelle sur des documents déjà vérifiés.
Les deux couches sont complémentaires : ApprovalMax gouverne la chaîne d'approbation, Phacet sécurise la donnée qui l'alimente. L'étape d'approbation cesse d'être une formalité pour devenir une décision adossée à un contrôle.
