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Des flux dispersés dans un groupe qui grandit
Comme beaucoup de PME en croissance, Coiro a atteint un point où le volume administratif ne pouvait plus être absorbé de la même manière. Les factures fournisseurs arrivaient par des canaux multiples : courrier papier dans les agences, emails sur des adresses dispersées, documents envoyés sans toujours atterrir au bon endroit. Chaque entité avait ses propres pratiques, et la consolidation demandait un effort croissant.
Pour Francis Messiaen, le constat était simple.
"Employer des comptables pour traiter des emails, en 2025, ce n'est plus possible."
Le problème n'était pas seulement opérationnel. C'était une question de trajectoire. Le groupe élargissait son périmètre chaque année. Sans changement de méthode, la charge administrative allait continuer de croître proportionnellement aux effectifs, ce qui n'était pas une option budgétairement viable.
Ce que Phacet a mis en place
La réponse a été de créer un point d'entrée unique pour l'ensemble des flux documentaires fournisseurs, branché sur un agent Phacet qui prend en charge le tri, la classification et le routage automatique vers la bonne entité.
Le changement le plus visible a d'abord été sur la productivité quotidienne. Les factures arrivant en doublon, celles envoyées sur la mauvaise adresse, les relances répétitives de fournisseurs : autant de situations que l'agent détecte et traite automatiquement. L'équipe n'intervient plus que sur les exceptions et les cas qui nécessitent réellement un regard humain.
La surprise est venue de la rapidité du résultat.
"On ne s'attendait pas à un résultat aussi propre aussi vite."
L'autre apport inattendu a été la visibilité. En explorant les données traitées par l'agent, Francis a pu identifier des anomalies de flux qu'il n'aurait pas repérées autrement : des agences qui n'avaient pas communiqué la nouvelle adresse mail et continuaient à transférer les factures en interne, des fournisseurs envoyant systématiquement des fichiers groupés de 50 documents. Des problèmes simples, mais invisibles sans une vue consolidée.
De l'exécution à la supervision
L'impact va au-delà du temps gagné sur le tri de documents. Ce que Francis décrit comme l'objectif principal, c'est un changement de posture pour ses équipes.
"L'objectif est d'être dans la supervision du process plutôt que dans son exécution."
Le chiffre qu'il avance pour illustrer le gain est net : l'équivalent de la moitié du temps d'un comptable, précédemment consacré à des tâches administratives répétitives, est désormais libéré. Ce temps peut être réorienté vers de l'analyse, du contrôle ou de l'accompagnement des opérationnels.
La construction d'un tableau de bord illustre bien cette nouvelle dynamique. Francis avait besoin d'une vue sur les anomalies et la provenance des flux. Il a posé une ou deux questions à l'outil.
"J'ai posé une question. Peut-être une deuxième pour compléter le rapport. Tout ce que je souhaitais était disponible en cinq minutes."
La confiance comme condition
Pour Francis, le plus intéressant ce n'est pas la précision de l'extraction, ni la richesse des fonctionnalités. C'est le contrôle.
"D'avoir le contrôle dessus. Comment il travaille. D'en avoir la parfaite maîtrise. La confiance mise dans l'outil est hyper importante."
Pour les équipes de Coiro, comprendre comment l'outil réagit, savoir anticiper les cas où une intervention sera nécessaire, est ce qui rend l'adoption possible et durable. Un outil qu'on ne comprend pas, on finit par le mettre de côté.
C'est à partir de là que Francis décrit Phacet. Pas comme un logiciel d'automatisation, pas comme un outil de traitement documentaire.
"C'est le binôme avec qui on sait travailler."
La prochaine étape envisagée par Coiro illustre bien cette logique d'expansion naturelle des usages : un agent connecté aux opérations bancaires pour émettre des lettres de virement de façon semi-automatique. L'idée est toujours la même : garder les cinq minutes de contrôle qui comptent, et déléguer le reste.
