La vérification documentaire désigne le processus consistant à confirmer que les informations contenues dans un document sont exactes, cohérentes et conformes aux exigences internes ou externes. Dans la finance et les opérations, cela inclut la validation des factures, bons de commande, bons de livraison, contrats, reçus ou documents bancaires, autant d’éléments susceptibles d’impacter le reporting financier, la gestion de trésorerie ou les relations fournisseurs.
Traditionnellement, la vérification documentaire est manuelle et sujette aux erreurs. Les équipes doivent examiner les PDFs un par un, vérifier les totaux, comparer les lignes d’articles, confirmer les informations fournisseurs et s’assurer que le document correspond aux enregistrements internes. Ce processus ralentit des workflows tels que l’approbation des factures, les contrôles P2P, la gestion contractuelle ou les rapprochements de fin de mois.
La vérification moderne repose sur l’analyse assistée par l’IA, permettant aux systèmes de lire les documents, d’en extraire des champs structurés, de les comparer aux données de référence et de faire remonter automatiquement les incohérences. Plutôt que de rechercher des mots-clés, la technologie comprend les modèles numériques, la logique relationnelle, les dates et les champs, même lorsque les formats varient selon les fournisseurs ou que les documents sont scannés.
Un workflow robuste de vérification documentaire inclut :
- L’extraction des champs clés : montants, TVA, identifiants fournisseurs, numéros de bons de commande, dates, clauses contractuelles
- Les contrôles de cohérence (totaux, taxes, somme des lignes, doublons)
- La vérification croisée avec l’ERP, les bons de commande, les bons de livraison ou les bases contractuelles
- La détection de fraude et d’anomalies via des signaux statistiques ou contextuels
- La traçabilité, reliant chaque point de validation à sa position exacte dans le document
Phacet renforce ce processus grâce à des agents IA spécialisés capables de vérifier des documents financiers à grande échelle. Chaque agent combine extraction structurée, matching intelligent et supervision humain dans la boucle, garantissant précision et réduction du travail manuel. Au lieu de s’appuyer sur de l’échantillonnage ou des vérifications visuelles, les équipes finance et opérations peuvent contrôler l’intégralité des flux documentaires avec une auditabilité complète et une confiance totale.
Pour un exemple concret de vérification documentaire appliquée à un workflow financier, consultez le cas d’usage contrôle de facturation fournisseur, où Phacet compare automatiquement les données des factures avec les grilles tarifaires négociées pour détecter les écarts et protéger les marges.
