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Chez Astotel, groupe hôtelier parisien reconnu pour ses établissements 3 et 4 étoiles de charme, l’excellence opérationnelle et l’expérience client sont au cœur de la stratégie. Avec 18 hôtels répartis dans la capitale et une réputation de qualité, Valérie, la Directrice des Achats, nous a partagé comment le groupe a amorcé sa transformation digitale pour optimiser ses processus internes.
Nous avons échangé avec elle pour comprendre pourquoi Astotel a choisi Phacet, et quels résultats cette démarche a permis d’obtenir.
Dans le cadre de vos fonctions achats, quels sont vos domaines d’action principaux ? Et comment en êtes-vous venu à vous intéresser à l’IA ?
Je gère l’ensemble des achats stratégique du groupe d’hôtel, du papier toilette aux luminaires, en passant par les radiateurs, le parquet, les verres ou encore l’alimentaire. C’est un périmètre très large qui demandait beaucoup de temps, notamment pour s’assurer que les prix facturés correspondent bien aux prix négociés. L’IA m’a permis de gagner en efficacité en identifiant rapidement les écarts tarifaires et même certaines erreurs que je n’aurais pas forcément repérées seule.
Avant de collaborer avec Phacet, comment contrôliez-vous la cohérence des prix entre vos différents établissements ?
Jusqu’ici, je procédais à des vérifications manuelles, en sélectionnant quelques factures au hasard régulièrement pour comparer les prix entre hôtels. C’est de cette manière que j’ai découvert que certains produits, comme des denrées alimentaires, étaient facturés différemment d’un établissement à l’autre, malgré une mercuriale commune.
Par exemple, pour une même référence de saumon fumé et une quantité identique, j’ai relevé jusqu’à 6 € d’écart au kilo entre deux hôtels.
Avant l’arrivée de Phacet, tout était fait manuellement, à partir de tableaux Excel ou de PDF, ce qui rendait les comparaisons difficiles. Par exemple, comparer deux produits de marques différentes ou deux qualités devenait complexe et long.
Quels résultats avez-vous observés avec la mise en place de Phacet ?
Chaque demande que j’ai adressée à Phacet a reçu une réponse dans la journée, c’était top. Ce n’est pas le cas partout.
Avec Phacet, le résultat est très satisfaisant. Les tableaux de restitution ont été conçus dans le respect strict de la charte graphique du groupe, un point non négociable pour notre PDG. Le produit a su apporter une réponse immédiatement exploitable, alliant clarté, précision et alignement avec les exigences métier.
Concrètement, l’application permet d’identifier automatiquement les écarts entre la mercuriale et les factures, en repérant les anomalies tarifaires ou les achats non conformes. Elle m’aide à détecter rapidement si certains hôtels sortent du cadre défini sans autorisation, alors que notre politique impose l’achat des mêmes produits aux mêmes prix, sauf dérogation validée. Cela représente un gain de temps et une sécurisation accrue de nos processus d’achat.
Quel impact l’intégration de l’outil de Phacet a-t-elle eu sur votre organisation et vos processus de travail au quotidien ?
L’intégration de l’outil développé avec Phacet a eu un impact immédiat sur mon organisation. Lors du test mené en février, j’ai gagné au moins deux heures de travail par jour, en éliminant les tâches fastidieuses liées aux contrôles manuels. Auparavant, je jonglais entre des dizaines de mails quotidiens, des urgences et des tableaux Excel inachevés - aujourd’hui, l’analyse est centralisée, claire et rapide.
L’IA a permis de faire ressortir des écarts de facturation que je n’aurais pas forcément détectés seule, notamment des différences entre les tarifs facturés et ceux de la mercuriale négociée. Là où je ne voyais que des écarts entre hôtels, l’outil a révélé des anomalies structurelles liées à la facturation.
Comment Phacet a-t-il impacté vos économies à l'échelle de l'ensemble des hôtels que vous gérez ?
L’effet levier est d’autant plus fort que j’interviens sur tous les achats pour l’ensemble de nos hôtels. Aucun achat ne peut être validé sans passer par le service achat. Cela signifie que chaque euro gagné à l’unité peut se traduire par des milliers d’euros d’économies en fin d’année. Par exemple, un écart de 1 à 2 € par litre de jus d’orange, multiplié par 18 établissements, a un impact financier immédiat et significatif.
« Depuis que nous travaillons avec Phacet, je gagne un temps précieux sur l’analyse des achats. Je ne me perds plus dans les tableaux Excel ou les PDF, je gagne jusqu’à deux jours par mois, et je repère des erreurs que je n’aurais jamais vues seule. »
