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Quand on pense à The French Bastards, on imagine les vitrines, les croissants, les boutiques qui ouvrent à Bordeaux ou Paris. Mais derrière chaque ouverture, un sujet beaucoup moins visible doit suivre : le traitement des factures.
En septembre 2024, Marie-Céline rejoint l’entreprise comme Head of Finance. Sa mission est simple à formuler, difficile à exécuter : structurer la finance, fiabiliser les chiffres, et absorber une croissance qui s’accélère.
Très vite, un problème ressort : la gestion des factures fournisseurs, entièrement manuelle.
Avant Phacet : des boutiques qui ouvrent, des mails qui s’accumulent
Historiquement, toutes les factures arrivaient dans une boîte mail comptable. La comptable ouvrait chaque mail, téléchargeait la pièce jointe, importait la facture dans Sage, puis passait au suivant. Un système artisanal, devenu trop fragile au fil des ouvertures.
« Historiquement, toutes les factures arrivaient sur une boîte mail. Nous ouvrions chaque mail, prenions les pièces jointes et les mettions en comptabilité. C’était hyper chronophage. »
Avec le passage de 7 à 14 boutiques, même une personne dédiée à plein temps ne suffisait plus. Le risque d'oublier une facture augmentait : un mail ouvert par erreur disparaissait visuellement de la pile.
« Une fois que tu as ouvert le mail et qu’il passe en “lu”, il sort de ta vue. Tu ne le traites pas. »
Pour une DAF, la conséquence est directe : sans exhaustivité, le reporting perd en fiabilité.
« Je veux une exhaustivité des charges pour que mon reporting soit cohérent et réaliste. »
La finance passait son temps à absorber le flux plutôt qu’à piloter la performance.
Le déclic : automatiser la boîte mail comptable
L’IA devient alors un levier logique : sécuriser 100 % des factures, éviter les oublis, et libérer du temps pour des tâches à valeur ajoutée.
« L’intérêt d’avoir de l’IA, c’est d’automatiser ces tâches pour qu’elle puisse dégager du temps sur des éléments à plus forte valeur ajoutée. »
Au-delà du gain opérationnel, l’enjeu est aussi humain : comment éviter que tout repose sur une seule personne ? Que se passe-t-il si la comptable part en vacances ? Qui rattrape le flux ?
L’objectif devient clair : sécuriser le process avant de lancer d’autres chantiers financiers.
Ce que Phacet met en place
Phacet devient le pivot entre la boîte mail comptable et Sage. L’application IA fait sur Phacet intercepte les mails, extraie les factures et les informations clés, puis envoie automatiquement chaque document dans Sage, en brouillon.
L’impact le plus immédiat est visuel : pour la première fois, l’équipe peut voir le flux réel.
« Aujourd’hui, je sais dire en deux secondes si on a dix factures en retard ou cent. C’est une jauge. »
En filtrant simplement les brouillons dans Sage, Marie-Céline sait où en est la charge. Ce qui, auparavant, était totalement opaque dans une boîte mail.
Le deuxième agent, dédié à la mercuriale, contrôle les prix fournisseurs. Une préparation naturelle pour la mise en place du contrôle de gestion et de l’analytique.
Un déploiement simple pour le métier, mais accompagné
Comme souvent, l’adoption repose sur la confiance. La comptable, d’abord prudente, craint les oublis. Les itérations permettent d’entraîner l’application IA, d’ajouter chaque nouveau fournisseur ou boutique, et d’ajuster le système sans complexifier le quotidien.
« On a eu pas mal d’itérations pour entraîner l’IA. Aujourd’hui, avec chaque nouvelle boutique ou fournisseur, on met l’IA à jour. »
Le logiciel reste volontairement simple pour que le métier puisse l’utiliser sans connaissances techniques.
« C’est hyper simple d’utilisation. Tu n’as pas besoin d’être un expert. On ne perd pas de temps. »
Marie-Céline joue le rôle de chef d’orchestre : la comptable traite les brouillons dans Sage, tandis qu’elle supervise et identifie les nouveaux sujets à automatiser.
Des résultats très concrets
1. Absorber la croissance sans recruter
Avec 14 boutiques, l’ancien modèle aurait imposé un nouveau poste. Phacet absorbe la partie la plus lourde.
2. Une visibilité immédiate sur le flux
La vue des brouillons dans Sage remplace une boîte mail opaque.
« Je vois exactement où en est la comptable. »
3. Un risque d’oubli fortement réduit
Toutes les factures entrent dans Sage. Plus de mail perdu.
4. Une charge mentale allégée
Les congés ne paralysent plus la chaîne de traitement. Le flux continue de tourner.
5. Un atout marque employeur
Les profils jeunes voient une comptabilité modernisée, différenciante.
« Les jeunes comptables trouvent ça génial. Ça modernise le métier. »
Un partenariat, pas une mission ponctuelle
Pour Marie-Céline, le rôle attendu de Phacet dépasse celui d’un éditeur de logiciel.
« On voie Phacet comme un vrai partenaire. Pas comme quelqu’un qu’on voie une fois pour brancher Sage par exemple.”
Elle attend des idées, des cas d’usage proposés par l’équipe, et un accompagnement dans la durée.
« Vous avez tellement de cas d’usage. Vous nous poussez des idées auxquelles je n’aurais pas pensées. »
L’IA s’installe progressivement, par briques successives, dans une relation continue avec l’équipe Phacet.
Ce qu’elle recommande aux autres DAF
Son conseil à un pair serait clair :
- commencer par un cas simple, maîtrisé et éprouvé.
- faire tourner la version classique en parallèle
- éviter de lancer dix chantiers à la fois
- identifier un owner interne qui porte le sujet
- travailler avec un partenaire capable d’accompagner la croissance
« Si tu n’as pas quelqu’un qui a l’ownership, ça n’avancera pas. »
Ce que The French Bastards retient de Phacet
En quelques mois, l’IA a permis :
- de sécuriser un flux critique
- de redonner de la visibilité
- d’alléger la charge mentale
- de moderniser la fonction finance
- de préparer la montée en puissance analytique
Avec une conviction :
« On est vraiment aux prémices de ce qui est possible. »
